AI-automatisering voor het MKB: mijn eigen bedrijf draait erop

Herken je dit?

Je weet precies wat er in je bedrijf zou moeten gebeuren. Het staat in je hoofd, op een briefje, in drie mailtjes aan jezelf. En dan is de dag vol: klanten, personeel, de factuur die eruit moet. De offerte-opvolging schuift naar morgen, de nieuwsbrief naar volgende maand, en dat ene proces dat je al een jaar wilt verbeteren blijft liggen omdat er nooit een rustige week komt.

AI gebruik je al: een mailtje herschrijven, een tekst laten samenvatten. Maar het zit niet ín je bedrijf. Het doet niets uit zichzelf, het onthoudt niets, en je durft je klantgegevens er terecht niet in te zetten. Zoek je op “AI-automatisering voor het MKB”, dan krijg je beloftes van tientallen bespaarde uren per maand — zonder dat je kunt nakijken of dat ergens waar was.

Dat probleem had ik ook. Pace8 is een eenmansbedrijf, en ernaast draait een tweede bedrijf van mij. Twee bedrijven op één man lukt alleen als het bedrijf zelf onthoudt wat er moet gebeuren, het grootste deel zelf doet, en mij alleen stoort als het echt moet. Dat systeem heb ik gebouwd, en dat gebruik ik nu drie maanden elke dag.

Wat het systeem doet — in vijf stappen

Geen chatbot, geen dashboard. Het is een besturingslaag: het weet waar het bedrijf heen moet, vertaalt dat naar werk, laat dat werk ’s nachts gebeuren, en legt de beslissingen bij een mens. Zo loopt het, van koers tot verbetering.

1. Stap 1

   Eén A4 met de koers, en hooguit drie getallen

   Per bedrijf staat op één A4 wie de klant is, waar we winnen en waar we bewust niet heen gaan — met maximaal drie cijfers om op te sturen. Elk stuk werk dat het systeem oppakt moet aan dat A4 te koppelen zijn. Lukt dat niet, dan wordt het niet gedaan. Dat klinkt streng, en dat is het ook: het is de rem op “nog even dit erbij”.

2. Stap 2

   Wat er moet gebeuren, met de som erbij

   Alles wat gedaan moet worden staat op één lijst, en elk punt beantwoordt vier vragen vóór het erop mag: wat win je ermee (meer klanten, klant meer waard of kosten omlaag), welk getal laat dat zien, wat is dat getal nu, en wat verwachten we na zestig dagen. Daar bovenop de zesmaandenregel: verdient een verbetering zijn eigen bouwkosten niet binnen zes maanden terug, dan bouwen we hem niet.

3. Stap 3

   Het werk gebeurt ’s nachts

   Negen routines staan op een klok. Twee draaien elke nacht: een bouwronde die het volgende punt van de lijst pakt, bouwt en test, en een marketingronde die maakt wat er die dag klaar moet staan. De rest loopt per week of per maand: radars die bijhouden wat er in mijn vak, in de regels en in de AI-wereld verandert, een ronde die de marketing bijstuurt, een maandelijkse toets van de koers, en de verbeterronde van vrijdag. Wat ’s nachts gebeurt, ligt ’s ochtends klaar om te beoordelen — niet om te doen.

4. Stap 4

   Een mens beslist, op drie momenten

   Het systeem doet niets onomkeerbaars uit zichzelf. Er zijn drie momenten waarop het stopt en ik beslis: is dit het juiste doel? Is dit de juiste route? En mag dit naar buiten? Alles daarbuiten doet het zelf — en kiest bij twijfel de voorzichtigste optie en schrijft op wat het koos. Elke ochtend krijg ik één brief: wat er vannacht gebeurd is, wat het systeem zelf oppakt, en wat écht voor mij is.

5. Stap 5

   Elke vrijdag wordt het beter

   Op vrijdag kijkt het systeem naar zichzelf: liepen de routines, wat ging mis, welke lessen van de week horen een regel te worden — en wat kan weg. Daar komt één voorstel uit. Mijn enige handeling is dat voorstel goedkeuren of afwijzen. Zo groeit het niet dicht: wat drie maanden niets meer stuurt, gaat eruit.

Wat je ermee wint

Hier staan alleen cijfers die iemand geteld heeft, met de bron erbij. Wat ik niet gemeten heb, staat er ook zo bij — liever een eerlijk gat dan een mooi getal.

Gemeten — bij een klant

De onboarding van nieuwe klanten bij Bureau Dromenland, gebouwd op dezelfde manier als hierboven: van 11 naar 2 minuten per aanmelding, bij ongeveer 25 aanmeldingen per maand. Zo’n 3,75 uur per maand, 45 uur per jaar. Het bureau heeft het zelf geklokt — hun cijfer, niet mijn schatting. De hele case, met citaat, staat op de werkpagina.

Gemeten — in mijn eigen bedrijf

Negen routines op de klok; in de week van 11 september draaiden alle routines die toen liepen, acht van acht, op tijd en met resultaat (nagemeten aan wat ze opleverden, niet aan wat ze beloofden). Elke beslissing staat opgeschreven mét de reden, zodat ik hem niet twee keer neem. Zes wekelijkse verbeterrondes gedraaid sinds juli. Twee bedrijven aangestuurd door één persoon. Deze site is er ook mee gebouwd.

Niet gemeten — en dus geen getal

Hoeveel uur per week het míj scheelt. Dat is nu zelfrapportage, en zelfrapportage is zwak. Wat ik wel durf te zeggen: het werk dat nu ’s nachts gebeurt, gebeurde eerder helemaal niet — er was geen rustige week voor. Zodra ik weet wát ik tel, komt hier een getal. Niet eerder.

De som maken we vooraf, bij jou. Wat kost het om te bouwen, wat kost het per maand om te draaien, en wat levert het per maand op — gerekend vanaf wat het je nú kost, niet vanaf een aanname. Komt dat niet binnen zes maanden uit, dan zeg ik dat, en dan is “niet doen” de uitkomst. Verdient het zich niet terug, dan is een mooie demo gewoon een kostenpost.

Wat het niet is — en wanneer ik het afraad

• Het is geen chatbot en geen “AI-transformatie”. Het is een manier om je bedrijf te besturen, en die begint klein: één proces, één getal, binnen twee weken live. Pas als dat draait, komt de rest.
• Zonder terugkerend werk valt er niets te automatiseren. Heb je geen klusje dat elke week op dezelfde manier terugkomt, dan is dit niet voor jou — en dat hoor je in het eerste gesprek, gratis.
• Zonder getal bouw ik niet. Weet je niet wat het je nu kost, dan meten we dat eerst. Een verbetering zonder uitgangspunt is niet te beoordelen, en dan weet je na afloop ook niet of hij iets deed.
• Verdient het zich niet binnen zes maanden terug, dan raad ik het af. Tenzij er een reden is die zwaarder weegt — een wettelijke eis, een risico dat weg moet — en die zetten we dan zwart-op-wit in de opdracht.
• Het neemt je bedrijf niet over. De beslissingen blijven bij jou; het systeem legt ze klaar. Wil je iets dat je bedrijf zonder jou runt, dan is dit het niet. Wat ik voor een klant bouw, heb ik eerst een half jaar zelf gebruikt — dat is hoe lang het duurt voor je het vertrouwt.

Twee beloftes, met een rem erop