Betalingsherinneringen die vanzelf gaan (met voorbeeldtekst)
Met een vaste volgorde, herinnering en dan aanmaning, die vanzelf uit je boekhoudpakket gaat, zit je niet meer elke week achter geld aan. Hieronder staan twee voorbeeldteksten en de wettelijke termijnen. Wil je het hele rondje laten automatiseren, ook de opvolging ná de gewone herinnering: een eerste automatisering kost €500–1.500.
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Voorbeeldtekst: herinnering en aanmaning
Neem ze gerust over en pas de woorden tussen haken aan.
Onderwerp: Herinnering factuur [nummer] Beste [naam], Volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] voor [bedrag] nog open. De betaaltermijn liep af op [vervaldatum]; misschien is hij aan je aandacht ontsnapt. Wil je het bedrag binnen 7 dagen overmaken naar [IBAN], onder vermelding van [nummer]? Heb je al betaald, dan kun je deze mail negeren. Klopt er iets niet aan de factuur, laat het me weten, dan kijken we er samen naar. Met vriendelijke groet, [naam]
Onderwerp: Aanmaning factuur [nummer] Beste [naam], Factuur [nummer] van [datum] voor [bedrag] is nog niet betaald, ook niet na onze herinnering van [datum]. Betaal het bedrag binnen 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na deze aanmaning, op [IBAN] onder vermelding van [nummer]. Betaal je niet binnen die termijn, dan zijn incassokosten van [bedrag volgens de wettelijke staffel] verschuldigd, bovenop de factuur. Met vriendelijke groet, [naam]
Herinnering, aanmaning, incasso: wat de wet zegt
De wet kent het woord "betalingsherinnering" niet: dat is spraakgebruik. De wet spreekt van een aanmaning. Wat vastligt, met artikel en bron (gezien op 10 oktober 2026):
| Wat | Regel | Bron |
|---|---|---|
| Betaaltermijn tussen bedrijven, niets afgesproken | 30 dagen na ontvangst van de factuur; daarna is de wettelijke handelsrente vanzelf verschuldigd. | art. 6:119a lid 2 BW |
| Langste termijn die bedrijven mogen afspreken | 60 dagen; langer alleen als dat uitdrukkelijk is afgesproken en niet kennelijk onbillijk is. | art. 6:119a lid 5 BW |
| Groot bedrijf betaalt een mkb-leverancier | Hooguit 30 dagen; een langere termijn is nietig. | art. 6:119a lid 6 BW |
| Wettelijke handelsrente | 10,4% per jaar sinds 1 juli 2026 (ECB-rente plus 8 procentpunt, per halfjaar vastgesteld). | art. 6:120 lid 2 BW |
| Incassokosten tussen bedrijven | Minimaal €40, ook zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum; zonder andere afspraak geldt de staffel. | art. 6:96 lid 4 BW |
| Incassokosten bij consumenten | Pas na een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn (vanaf de dag na de aanmaning), waarin het bedrag aan incassokosten staat. Meerdere facturen in één aanmaning. | art. 6:96 lid 6 en 7 BW |
| Hoogte incassokosten (staffel) | 15% over de eerste €2.500, 10% over de volgende €2.500, 5% over de volgende €5.000, daarna 1% en 0,5%; minimaal €40, maximaal €6.775. | art. 2 Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten |
Dit is geen juridisch advies. Een stappenplan van de overheid staat op ondernemersplein.overheid.nl.
Zo gaat het nu
De vervaldatum is voorbij en het geld is er niet. Dan begint het: lijst openstaande facturen uitdraaien, per klant bedenken of je mailt of belt, en een toon kiezen die zakelijk is zonder de relatie te schaden.
Je boekhoudpakket stuurt misschien al een eerste herinnering. Het werk zit in wat daarna komt: wie heeft gereageerd, wie niet, en wie verdient een telefoontje in plaats van een aanmaning.
Zo loopt het als software het doet
Stap 1: Factuur vervalt
Je pakket ziet dat een factuur over de betaaldatum is.
Stap 2: Herinnering gaat vanzelf
De vriendelijke eerste herinnering, uit je eigen pakket, met je eigen tekst.
Stap 3: Vervolg per klant
Blijft het stil, dan staat er per klant het juiste vervolgbericht klaar: vaste klant anders dan eenmalige.
Stap 4: Lijst op maandag
Eén overzicht: wat staat open, wat is opgevolgd, wie reageerde niet.
Stap 5: Jij beslist over aanmaning en incasso
Jij kliktEen aanmaning of incasso gaat nooit vanzelf. Daar klik jij, na een blik op de lijst.
Werkt met jouw pakket. De herinneringen gaan uit het boekhoudpakket dat je al hebt; het vervolg komt ernaast, niet in plaats ervan. Bijvoorbeeld: Google Workspace, Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Twinfield, WooCommerce, Shopify en Teamleader.
Wat het oplevert
Nog geen klantcaseVoor betalingsherinneringen heb ik nog geen klant met een gemeten cijfer. Daarom een rekenvoorbeeld.
Rekenvoorbeeld, geen klant: stel 45 openstaande facturen per maand die je opvolgt, 20minuten per stuk, en een uur kost €75. Dan kost dit je nu ±90 uur en €6.750 per halfjaar. Oordeel: past waarschijnlijk. Reken met je eigen getallen.
Wat je pakket zelf al kan
Opgezocht bij de pakketten zelf op 10 oktober 2026. Kan je pakket het al goed genoeg, dan bouw ik niets.
Twinfield staat er niet in: daar kon ik de functies niet bij de bron nalezen.
Wanneer het níét de moeite is
- Je hebt een handvol openstaande facturen per maand. Dan doet je pakket of een vaste agenda-afspraak het ook.
- Je pakket stuurt al vanzelf meerdere herinneringen met eigen teksten, en meer heb je niet nodig. Kijk in de tabel hierboven.
- Het gaat om één lastige klant. Dan helpt een telefoontje meer dan software.
Wat het kost
Gratis gesprek (45 minuten), daarna de audit voor €95 (gaat eraf als je doorgaat) en de eerste automatisering voor €500–1.500, excl. btw. Alle prijzen, de garantie en wat je per stap krijgt.
Je gegevens
Alles blijft in je eigen account, op jouw naam. Wat er met je gegevens gebeurt.
Vragen
Hoe stuur ik automatisch betalingsherinneringen?
Veel boekhoudpakketten kunnen het zelf, bijvoorbeeld Moneybird en Rompslomp; bij SnelStart is het nog één klik per keer (gezien op 10 oktober 2026). Zet de herinnering aan in je pakket, met je eigen tekst en moment. Wat een pakket meestal niet doet, is het vervolg per klant en een overzicht van wie nog reageert. Dat kan ik erbij bouwen.
Wat zet ik in een betalingsherinnering?
Het factuurnummer, de datum, het bedrag, de vervaldatum, je rekeningnummer en een nieuwe betaaltermijn, bijvoorbeeld 7 dagen. Houd de toon vriendelijk: vaak is het vergeten. Zeg dat de klant de herinnering kan negeren als hij al betaald heeft. De voorbeeldtekst hierboven kun je zo overnemen.
Wat is de wettelijke betaaltermijn voor facturen?
Tussen bedrijven, als er niets is afgesproken: 30 dagen na ontvangst van de factuur. Bedrijven mogen hooguit 60 dagen afspreken, en een groot bedrijf moet een mkb-leverancier binnen 30 dagen betalen (art. 6:119a BW). Dit is geen juridisch advies.
Wanneer stuur je een aanmaning?
Als de herinnering niets oplevert. Bij consumenten is een aanmaning met 14 dagen betaaltermijn, waarin de incassokosten staan, verplicht voordat je incassokosten mag rekenen (art. 6:96 lid 6 BW). Tussen bedrijven is dat niet verplicht: daar is minimaal €40 vanzelf verschuldigd na de betaaldatum. Dit is geen juridisch advies.
45 min · gratisPlan het gesprek over je openstaande facturen
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Pace8 is een eenmanszaak van Paul Moens in Berkel en Rodenrijs. Wie ik ben en hoe ik werk.