Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Vrijwel elk werk dat elke week terugkomt en steeds hetzelfde gaat: facturen, aanmeldingen, herinneringen, offertes, orders. De meeste MKB-bedrijven hebben drie tot vijf van zulke taken. Begin bij de taak die het vaakst terugkomt en je het meest kost. Hieronder twaalf voorbeelden, met bij elk wat er al draait en hoe zeker het cijfer is.
Procesautomatisering is een vast, terugkerend stuk werk laten uitvoeren door software, volgens regels die je vooraf vastlegt. Jij houdt de laatste klik bij alles wat naar buiten gaat.
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Twaalf voorbeelden uit het MKB
Bij elk voorbeeld staat hoe zeker het cijfer is: gemeten door de klant, geschat, of een rekenvoorbeeld voor wat nog nergens draait.
- 01Gemeten door de klantAanmeldingen verwerkenEen nieuwe klant: welkomstmail, intakeformulier en dossier staan klaar. Jij klikt.11 → 2 min per aanmelding
- 02Gemeten door de klantInkoopfacturen verwerkenFacturen uit de mail geboekt, aan de bon gekoppeld en afgeletterd. Jij keurt.een half uur per week minder
- 03Gemeten door de klantFactuur zonder overtikkenDe factuur komt uit wat de klant al invulde, en is meteen geboekt.5 min minder per factuur
- 04RekenvoorbeeldWerkbon naar factuurDe werkbon van de monteur wordt een conceptfactuur in je boekhoudpakket.Stel 120 werkbonnen per maand: kost je nu ±€5.400 per halfjaar
- 05RekenvoorbeeldBetalingsherinneringenNa de gewone herinnering volgt per klant het juiste vervolgbericht.Stel 45 openstaande facturen per maand: kost je nu ±€6.750 per halfjaar
- 06RekenvoorbeeldOfferte makenEen spraakmemo of foto van de klus wordt een conceptofferte met jouw prijzen.Stel 13 offertes per maand: kost je nu ±€3.803 per halfjaar
- 07RekenvoorbeeldOffertes opvolgenEen offerte die stil blijft, krijgt op tijd een persoonlijk bericht. Jij keurt goed.Stel 6 stille offertes per maand: kost je nu ±€270 per halfjaar
- 08RekenvoorbeeldKlantvragen beantwoordenEen conceptantwoord met de juiste orderstatus; een mens verstuurt.Stel 420 klantvragen per maand: kost je nu ±€7.980 per halfjaar
- 09RekenvoorbeeldOrders uit de mailEen bestelling per mail of pdf wordt een conceptorder in je systeem.Stel 600 ordermails per maand: kost je nu ±€14.400 per halfjaar
- 10RekenvoorbeeldWebshop en boekhouding koppelenOrders en betalingen staan elke ochtend als boekingen in je boekhoudpakket.Stel 22 werkdagen per maand: kost je nu ±€3.960 per halfjaar
- 11SchattingProducten in je webshop zettenFoto’s, beschrijving en zoekwoorden klaar; na jouw akkoord staat het product online.30 → 1 min per product
- 12RekenvoorbeeldWeekcijfersElke maandag vijf cijfers in één mail, uit je eigen pakketten.Stel 4.3 weken per maand: kost je nu ±€4.386 per halfjaar
Zo kies je het eerste proces
- 01
Hoe vaak
Een taak die twintig keer per maand terugkomt, levert meer op dan een die één keer per kwartaal komt.
- 02
Hoe lang
Minuten per keer, keer het aantal keren. Dat is wat de taak je nu kost.
- 03
Hoe foutgevoelig
Overtikken gaat soms mis. Een fout op een factuur kost vaak meer tijd dan de taak zelf.
- 04
Hoe vast
Gaat het elke keer volgens dezelfde stappen? Dan kan software het. Is elke keer anders, begin dan ergens anders.
Gegevens uit pdf, mail en Excel overtikken? Zo stop je daarmee
Eerst in kaart brengen: één taak op één A4, met gratis sjabloon
Eerst uittekenen: procesoptimalisatie in vijf vakken
Hoe je AI in je bedrijf invoert: welke taak eerst, wie, wat het kost
Rekenhulp: wat kost een terugkerende taak je nu?
De som is eenvoudig: hoe vaak per maand × minuten per keer × 12 maanden geeft de minuten per jaar; gedeeld door 60 zijn dat uren. Die uren keer wat een uur je kost, is wat de taak je per jaar kost. De helft daarvan is wat het je in een halfjaar kost.
Rekenvoorbeeld — stel dat de taak 20 keer per maand voorkomt en 15 minuten per keer kost. Stel ook dat een uur je €50 kost. De som: 20 × 15 × 12 / 60 = 60 uur per jaar. Dat is €3.000 per jaar, en €1.500 per halfjaar. Een eerste automatisering kost €500–1.500; deze taak kost je €1.500 per halfjaar. Of het zich binnen zes maanden terugverdient, hangt af van wat er echt af kan — dat rekenen we in de audit uit.
Het halfjaarbedrag is een bovengrens. Stel dat software de hele taak overneemt. Kost een automatisering meer dan dat bedrag, dan verdient hij zich niet binnen zes maanden terug. Dan raad ik het af, tenzij er een reden is die zwaarder weegt (zie de zesmaandenregel hieronder). Hoeveel er echt af kan, rekenen we in de audit uit. Beheer (€95 per maand) is optioneel en komt daar los van.
Reken met je eigen getallen
Vul de drie velden in; de uitkomst verschijnt hier.
Je getallen blijven in je browser: niets wordt opgeslagen of verstuurd.
Wanneer automatiseren niet loont
- Het verdient zich niet binnen zes maanden terug. Vooraf rekenen we uit wat het kost en oplevert; verdient het zich niet binnen zes maanden terug, dan raad ik het af — tenzij er een reden is die zwaarder weegt, en die zeggen we er dan bij.
- De taak gaat nog niet elke keer hetzelfde. Eerst het proces op orde, dan pas automatiseren.
- Je pakket kan het al met een instelling. Dan zeg ik dat, en bouw ik niets.
Zo gaat het. Na elke stap kun je stoppen.
Stap 1: Gratis gesprek
gratis · 45 minIk teken je proces uit terwijl je meekijkt. Valt er niets te halen, dan zeg ik dat.
Stap 2: Audit
€95Wat de taak nu kost, wat eraf kan, of het zich terugverdient. Het overzicht is van jou. Ga je door, dan gaat het bedrag af van de eerste automatisering.
Stap 3: Eerste automatisering
€500–1.500Eén taak eruit, in je eigen systemen. Streven: binnen twee weken live; lukt dat niet, dan werk ik door zonder extra rekening.
Stap 4: Doorbouwen
vanaf €395 per maandPas als je hebt gezien wat de eerste oplevert. Maandelijks opzegbaar.
Wat kost die klus je nu eigenlijk? Doe de zesmaandentoets, zonder mailadres · zo ziet een audit-overzicht eruit · alle prijzen en wat je per stap krijgt
Vragen over bedrijfsprocessen automatiseren
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Werk dat elke week terugkomt en steeds hetzelfde gaat. Voorbeelden: aanmeldingen verwerken, inkoopfacturen boeken, de werkbon naar een factuur, betalingsherinneringen, offertes maken en opvolgen, klantvragen beantwoorden, orders uit de mail. Bij Bureau Dromenland ging de aanmelding van 11 naar 2 minuten, door het bureau zelf geklokt.
Waar begin ik met automatiseren?
Bij de taak die het vaakst terugkomt en je het meest kost, en die elke keer volgens dezelfde stappen gaat. Reken eerst uit wat die taak je per halfjaar kost: hoe vaak per maand, keer de minuten, keer wat een uur je kost. Kost een automatisering meer dan dat, begin dan niet met die taak.
Wat is het verschil tussen procesautomatisering en AI-automatisering?
Procesautomatisering laat software een vast stuk werk doen volgens regels die je vooraf vastlegt, zoals een herinnering op dag 8. AI-automatisering is procesautomatisering waarin AI een stap doet die niet met vaste regels kan, zoals een factuur lezen of een conceptantwoord schrijven. Vaak volstaat gewone automatisering; AI gebruik ik waar het iets toevoegt.
Hoe kies ik welk proces ik eerst automatiseer?
Let op vier dingen: hoe vaak het voorkomt, hoe lang het per keer duurt, hoe foutgevoelig het is en of het elke keer hetzelfde gaat. De taak die op alle vier hoog scoort, is je eerste. In het gratis gesprek tekenen we dat samen uit.
45 min · gratisPlan het gratis gesprek
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Pace8 in het kort
- Wie
- Pace8, eenmanszaak van Paul Moens (KVK 99189232). 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld. Ontwerpt én bouwt zelf.
- Wat
- Automatisering voor het MKB, met AI waar het iets toevoegt. Eén terugkerende taak tegelijk.
- Voor wie
- Dit werkt het best bij bedrijven van 2 tot 50 medewerkers met één duidelijk afgebakend proces.
- Waar
- Berkel en Rodenrijs, regio Rotterdam. Op locatie in de Randstad, verder online.
- Wat het kost
- Gesprek gratis (45 min) · audit €95 · eerste automatisering €500–1.500 · doorbouwen vanaf €395 per maand · beheer €95 per maand. Alle bedragen excl. btw.
- Hoe snel
- Streven: binnen twee weken live; lukt dat niet, dan werk ik door zonder extra rekening.
- Wanneer je betaalt
- Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven.
- Bewijs
- Bij Bureau Dromenland ging de aanmelding van 11 naar 2 minuten, door het bureau zelf geklokt. Meer op /oplossingen.