Werkbon voorbeeld en digitale werkbon
De werkbon die je 's avonds niet meer overtypt
Een digitale werkbon hoeft geen nieuwe app te zijn: de werkbon die je monteur invult, wordt vanzelf een conceptfactuur in je eigen boekhoudpakket, en jij kijkt na en verstuurt. Een eerste automatisering kost €500–1.500, met de audit van €95 vooraf.
Liever eerst zien wat het doet? Stuur me één werkbon (een foto is genoeg); de volgende werkdag krijg je de conceptfactuur die er automatisch uit zou komen. Mail het naar contact@pace8.nl
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Zo gaat het nu
Overdag vult de monteur een werkbon in: op papier, als foto of in een app. Uren, materiaal, klant, adres.
's Avonds zit jij achter de laptop. Bon erbij, klant opzoeken, regels overtikken, factuur maken. Een tikfout merk je pas als de klant belt.
Hoe meer monteurs, hoe langer die avond. En een bon die blijft liggen, is een factuur die niet de deur uit gaat.
Zo loopt het als software het doet
Stap 1: De bon komt binnen
Zoals hij nu ook binnenkomt: als foto, pdf of export uit je werkbon-app. Welke vorm bij jou werkt, kijken we in het gesprek.
Stap 2: De bon wordt gelezen
Klant, uren en materiaal worden uitgelezen. Wat onleesbaar is, blijft leeg en wordt gemarkeerd. Er wordt niets gegokt.
Stap 3: Conceptfactuur klaar
In je eigen boekhoudpakket, met jouw artikelen en tarieven. Nog niets verstuurd.
Stap 4: Jij kijkt na en verstuurt
Jij kliktKlopt het, dan één klik. Klopt iets niet, dan pas je het aan voordat de klant het ziet.
Werkt met jouw pakket. De factuur komt in het boekhoudpakket dat je al hebt; je werkbon-app blijft. Bijvoorbeeld: Google Workspace, Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Twinfield, WooCommerce, Shopify en Teamleader.
Wat het oplevert
Nog geen klantcaseVoor werkbonnen heb ik nog geen klant met een gemeten cijfer. Daarom geen belofte, wel drie manieren om het voor jouw bedrijf te zien:
- Reken het uit. Hoeveel bonnen per maand, hoeveel minuten per bon, wat een uur je kost. Doe de zesmaandentoets. Werk je in Moneybird?Lees wat het pakket zelf al doet.
- Bekijk een audit-overzicht. Het voorbeeld op testdata gaat juist over werkbonnen. Zo ziet het eruit.
- Probeer het op één bon. Zie hieronder.
Werk je in Exact Online? Lees wat Exact zelf al kan en wat een koppeling overneemt.
Wat ik wél gemeten heb, staat bij Bureau Dromenland: daar ging de aanmelding van 11 naar 2 minuten, door het bureau zelf geklokt. Alles wat er nu draait
Werk je in een installatiebedrijf? Hier staat het met de andere taken van je branche.
Eerst je eigen werkbonproces op papier? Een procesboek-voorbeeld van precies dit proces, met sjabloon.
Werkbon voorbeeld: wat er op staat
Ingevuld voorbeeld, verzonnen. Geen klant.
Een werkbon is het bewijs van wat er bij een klant is gedaan: wie, wat, hoe lang en met welk materiaal, met de handtekening van de klant. Hieronder een ingevulde werkbon van een verzonnen installatiebedrijf, zoals een monteur hem aan het eind van een klus achterlaat.
| Veld | Ingevuld |
|---|---|
| Werkbonnummer en datum | W-2026-0417 · 9 okt 2026 · aangenomen door Mark |
| Klant | Familie De Vries, Vlietlaan 12, Delft |
| Monteur | Dennis |
| Omschrijving van het werk | Cv-ketel gaf een foutcode en er was geen warm water. Ketel gecontroleerd, defecte pomp vervangen, installatie ontlucht en getest. |
| Uren | 9 okt, 8.30 tot 10.45 uur, geen pauze. Reistijd apart: 25 minuten heen en terug. |
| Materiaal | 1 circulatiepomp (artikel 4410), 1 set pakkingen, 1 fles inhibitor |
| Reiskosten | 18 km |
| Bevindingen en advies | Het expansievat zit op de grens van zijn levensduur. Advies: binnen een jaar vervangen. |
| Vervolgactie | Ja: offerte voor een expansievat sturen (Mark) |
| Handtekening | Klant: J. de Vries · Monteur: Dennis |
| Voor kantoor | Nog niet verwerkt |
Let op wat er niet staat: prijzen. Die horen op de factuur, uit je prijslijst. Zo kan de monteur niets verkeerd rekenen en hoeft kantoor alleen het materiaal en de uren over te nemen.
Wat een werkbon bij jou moet bevatten, hangt af van wat je met je klant afspreekt. Dit is een voorbeeld, geen juridisch advies.
Gratis werkbon sjabloon: Word en pdf
Dezelfde velden als hierboven, leeg. Download het sjabloon als Word-bestand (opent ook in Google Docs en Pages) of als pdf om af te drukken. Zonder mailadres, vrij aan te passen.
Pas het aan op je werk: haal weg wat je nooit invult en zet erbij wat je altijd nodig hebt, zoals een serienummer of een foto van de situatie.
Digitale werkbon: papier, foto of app
| Manier | Wat je wint | Wat nog handwerk blijft |
|---|---|---|
| Papier | Je monteur verandert niets. | Kantoor typt alles over. Een bon kan zoekraken. |
| Foto van de papieren bon | De bon is meteen binnen en kan niet meer zoekraken. | Kantoor typt nog steeds over, tenzij software de foto leest. |
| Digitale werkbon in een app | De gegevens staan gestructureerd, zonder handschrift. | Of de app zelf een factuur maakt in jouw boekhoudpakket, verschilt per app. Kijk dat na. |
Een digitale werkbon lost het invullen en het kwijtraken op. De stap erna, van bon naar factuur, blijft bij veel bedrijven handwerk. Daar komt dit om de hoek: je monteurs blijven werken zoals ze gewend zijn, en de factuur staat klaar als concept.
Wanneer het níét de moeite is
- Je schrijft een handvol bonnen per maand. Dan kost het overtikken je minder dan een automatisering; dat zie je meteen in de zesmaandentoets.
- Je werkbon-app maakt de factuur al zelf in je boekhoudpakket. Dan is er niets om te bouwen.
- Elke bon is anders, zonder vaste artikelen of tarieven. Dan blijft er zoveel nakijkwerk over dat het weinig scheelt.
Wat het kost
Gratis gesprek (45 minuten), daarna de audit voor €95 (gaat eraf als je doorgaat) en de eerste automatisering voor €500–1.500, excl. btw. Alle prijzen, de garantie en wat je per stap krijgt.
Je gegevens
Alles blijft in je eigen account, op jouw naam. Wat er met je gegevens gebeurt.
Vragen
Hoe kan ik als installatiebedrijf tijd besparen op werkbonnen?
Door de stap tussen bon en factuur te laten doen door software: de bon wordt gelezen en staat als conceptfactuur in je boekhoudpakket, jij kijkt na. Hoeveel dat scheelt, hangt af van hoeveel bonnen je hebt en hoe lang overtikken nu duurt. Reken het uit in de zesmaandentoets; in de audit (€95) rekenen we het precies door.
Kan een werkbon automatisch een factuur worden in SnelStart, Exact of Moneybird?
Meestal wel, via de koppeling die het pakket zelf aanbiedt. Of het bij jouw pakket en abonnement kan, zoek ik vóór de bouw uit. Kan het niet, dan zeg ik dat voordat je iets betaalt.
Wat staat er op een werkbon?
Het werkbonnummer en de datum, de klant, het adres van de klus, de monteur, wat er is gedaan, de uren, het materiaal, de reiskosten, bevindingen, een eventuele vervolgactie en de handtekeningen van klant en monteur. Een ingevuld voorbeeld en een gratis sjabloon staan op deze pagina.
Wat is een digitale werkbon?
Een werkbon die niet op papier staat maar in een app, formulier of als foto binnenkomt. Het voordeel is dat hij niet zoekraakt en leesbaar is. De stap van bon naar factuur is daarmee nog niet automatisch; dat is wat deze pagina beschrijft.
Heb ik een nieuwe werkbon-app nodig?
Nee. Je monteurs werken zoals ze gewend zijn, op papier, met een foto of in de app die je al hebt. Dit komt ernaast, niet in plaats ervan.
Wat als de bon onleesbaar is (handschrift)?
Dan blijft dat veld leeg en wordt het gemarkeerd, zodat jij het ziet bij het nakijken. Er wordt niets gegokt. Is handschrift vaak het probleem, dan bespreken we in het gesprek of een foto van een vast formulier beter werkt.
45 min · gratisPlan het gesprek over je werkbonnen
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Meer over mijn aanpak: automatisering met AI waar het iets toevoegt.
Pace8 is een eenmanszaak van Paul Moens in Berkel en Rodenrijs. Wie ik ben en hoe ik werk.