Inkoopfacturen en bonnetjes: uit de mail, in je boekhouding, zonder overtikken
Ja: facturen uit je mail worden gelezen, geboekt en aan de bon gekoppeld, in je eigen boekhoudpakket, en jij kijkt na wat er geboekt is. Een eerste automatisering kost €500–1.500, met de audit van €95 vooraf. Bij één klant, TessLiva Kinderkleding, scheelt het zo'n half uur per week; dat heeft de klant zelf gemeten.
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Zo gaat het nu
Elke maand hetzelfde: facturen van leveranciers zoeken in je mail, downloaden, inboeken op de goede rekening met de goede btw.
Dan de bon erbij zoeken en koppelen, en de betaling op de bank ertegen afletteren. Werk dat niemand leuk vindt, en dat blijft liggen tot de btw-aangifte eraan komt.
Zo loopt het als software het doet
Stap 1: Ophalen
Facturen van leveranciers worden uit de mail gehaald en gelezen: wie, welk bedrag, welke btw.
Stap 2: Voorstel boeken
Per leverancier ligt vast op welke rekening en met welke btw. Een nieuwe leverancier wordt eerst aan jou voorgelegd.
Stap 3: Koppelen
De bon gaat als bijlage aan de boeking; de betaling op de bank wordt ertegen afgeletterd.
Stap 4: Jij kijkt na
Jij kliktEén overzicht van wat er geboekt is en waar twijfel was. Alles wordt gelogd.
Werkt met jouw pakket. De boekingen komen in het pakket dat je al hebt; er komt geen nieuw scanprogramma bij. Bijvoorbeeld: Google Workspace, Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Twinfield, WooCommerce, Shopify en Teamleader.
Wat het oplevert
Gemeten door de klanttesslivakinderkleding.nl
een half uur per week minder
De boekhoud-straat verwerkt elke maand de inkoop van TessLiva Kinderkleding, een webwinkel in kinderkleding, en van Pace8 zelf. Facturen geboekt, aan hun bon gekoppeld, betalingen afgeletterd. TessLiva heeft zelf gemeten wat het scheelt: zo'n half uur per week.
GeteldRonde van september 2026, over beide bedrijven: 31 bankregels en 20 inkoopfacturen met hun bon. Een handvol boekingen heb ik daarna met de hand rechtgezet; die tel ik mee.
Nog te metenDe tijdwinst bij Pace8 zelf. Die heb ik vóór de straat nooit geklokt, dus ik verzin hem niet achteraf.
Wat het jou oplevert, hangt af van hoeveel facturen je hebt. Reken het uit in de zesmaandentoets, zonder mailadres. Tik je ook gegevens uit andere pdf's en mails over? Zo stop je met overtikken. Werk je in e-Boekhouden? Lees wat het pakket zelf al doet. Werk je in Exact Online? Dan staat het hier. Werk je op een administratiekantoor? Wat ik voor kantoren kan doen.
Wanneer het níét de moeite is
- Je krijgt een handvol facturen per maand. Dan kost het je minder dan een automatisering; reken het na in de zesmaandentoets.
- Je boekhoudpakket leest facturen al goed genoeg in. Dan bouw ik er niets omheen.
- Je boekhouder doet dit al, zonder dat het je extra kost. Dan is er niets te winnen.
Wat het kost
Gratis gesprek (45 minuten), daarna de audit voor €95 (gaat eraf als je doorgaat) en de eerste automatisering voor €500–1.500, excl. btw. Alle prijzen, de garantie en wat je per stap krijgt.
Je gegevens
Alles blijft in je eigen account, op jouw naam. Wat er met je gegevens gebeurt.
Vragen
Kan AI inkoopfacturen automatisch inboeken?
Ja: software leest de factuur, boekt hem en koppelt de bon. Een mens kijkt na wat er geboekt is, en een nieuwe leverancier wordt eerst aan die mens voorgelegd. Dat is geen voorzichtigheid voor de vorm: bij een nieuwe leverancier wil je zelf beslissen op welke rekening en met welke btw.
Werkt dit met e-Boekhouden, Moneybird, Exact Online of SnelStart?
Ik bouw in de systemen die je al hebt, en die vier horen erbij. Mijn eigen boekhoud-straat draait op e-Boekhouden. Of jouw pakket en abonnement de koppeling toestaan, zoek ik uit vóór de bouw; kan het niet, dan zeg ik dat.
Boekt de software zelf, of keur ik eerst?
Een nieuwe leverancier wordt eerst aan je voorgelegd. Pas als dezelfde boeking een paar keer is goedgekeurd, gaat die vanzelf; daarna kijk je het overzicht na. Alles wordt gelogd.
Wat moet ik nog zelf nakijken?
Eén overzicht per ronde: wat er geboekt is en waar twijfel was. Bij mijn eigen straat keur ik na wat er geboekt is, in plaats van het zelf te tikken. Een handvol boekingen uit de ronde van september heb ik met de hand rechtgezet; dat hoort erbij.
Hoe moet ik een aankoopfactuur inboeken?
In het kort: op de kostenrekening die bij de uitgave hoort, met de btw apart als voorbelasting, tegen de crediteur, met de factuur als bijlage. Daarna letter je de betaling af. Dit is geen fiscaal advies; twijfel je over een rekening of de btw, vraag het je boekhouder.
Wat kost het om facturen automatisch te laten verwerken?
Een eerste automatisering kost €500–1.500. Het gratis gesprek vooraf kost niets; de audit (€95) gaat eraf als je doorgaat. Abonnementen op je pakket betaal je zelf. Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven.
45 min · gratisPlan het gesprek over je inkoopfacturen
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Pace8 is een eenmanszaak van Paul Moens in Berkel en Rodenrijs. Wie ik ben en hoe ik werk.