Procesboek voorbeeld, ingevuld (en een sjabloon om zelf in te vullen)
Een procesboek beschrijft per proces op één pagina hoe het werk nu loopt: wie het doet, waar het begint en eindigt, de stappen, de uitzonderingen en waar de gegevens staan. Ik laat een volledig ingevuld voorbeeld zien van een verzonnen installatiebedrijf, met een gratis Word-sjabloon met dezelfde 10 vakken.
Een procesboek is een verzameling procesbeschrijvingen van één bedrijf: per terugkerende taak één pagina die zegt hoe het werk loopt, zodat iemand anders het kan overnemen.
Download het sjabloon (Word)Download als pdfEerst het voorbeeld bekijken
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Wat er op elke pagina van het procesboek staat
Eén pagina per proces, altijd dezelfde 10 vakken. Zo vindt iedereen alles op dezelfde plek.
- Proces Een naam in gewone woorden: wat er gebeurt, niet de afdeling.
- Eigenaar en vervanger Eén persoon die zorgt dat het loopt, en wie het overneemt als die er niet is.
- Begint met Wat zet het in gang? Een mail, een telefoontje, een formulier, het einde van de maand.
- Is klaar als Wat er af is als het proces af is: een factuur verstuurd, een afspraak gepland.
- Stappen Elke handeling op een eigen regel: wie, wat, in welk programma. Ook de kleine.
- Uitzonderingen Wat er anders gaat, en wat je dan doet. Alleen de uitzonderingen die echt voorkomen.
- Gegevens en programma's Waar staat wat? Welk programma is de bron als twee iets anders zeggen?
- Controle Wie kijkt wat na, en wanneer? Waar beslist een mens?
- Hoe vaak en hoe lang Geteld, niet geschat: hoe vaak per maand, hoeveel minuten per keer.
- Laatst bijgewerkt Datum en door wie. Klopt de pagina niet meer, pas hem dan meteen aan.
Het voorbeeld: Installatiebedrijf Verbeek
Verzonnen voorbeeld Installatiebedrijf Verbeek bestaat niet: het is een verzonnen installatiebedrijf met zes monteurs en één administratief medewerker. Voorin het procesboek staat het overzicht; daarna per proces één pagina.
| Proces | Eigenaar | Laatst bijgewerkt |
|---|---|---|
| Werkbon naar factuur | Ilse | 11 okt 2026 |
| Offerte maken | Mark | 11 okt 2026 |
| Storing aannemen | Ilse | 11 okt 2026 |
| Inkoopfacturen boeken | Ilse | 11 okt 2026 |
| Onderhoudscontract verlengen | Mark | 11 okt 2026 |
Dit is de pagina van het eerste proces.
Installatiebedrijf Verbeek (verzonnen) · procesboek · proces 1 van 5
- Proces
- Werkbon naar factuur
- Eigenaar en vervanger
- Ilse (administratie). Vervanger: Mark (eigenaar).
- Begint met
- De monteur levert na de klus de werkbon in: op papier, als foto of in de werkbon-app.
- Is klaar als
- De factuur staat verstuurd in het boekhoudpakket en de werkbon is gearchiveerd bij de klant.
- Stappen
- 1. Monteur vult de werkbon in: uren, materiaal, handtekening klant (papier of app).2. Ilse haalt de werkbonnen van de dag op (bakje op kantoor of de app).3. Ilse zoekt de klant op in het boekhoudpakket; nieuwe klant: eerst aanmaken.4. Ilse tikt uren en materiaal over op een nieuwe factuur, met de prijzen uit de prijslijst.5. Bij twijfel over uren of materiaal belt Ilse de monteur.6. Ilse verstuurt de factuur en legt de werkbon in de map van de klant.
- Uitzonderingen
- Klus onder contract: geen factuur, alleen afboeken op het contract. Materiaal zonder prijs in de lijst: Ilse vraagt het na bij de inkoper. Geen handtekening: werkbon terug naar de monteur.
- Gegevens en programma's
- Klanten en facturen: het boekhoudpakket (de bron). Prijzen: de prijslijst in Excel. Werkbonnen: papier of de werkbon-app.
- Controle
- Ilse kijkt elke factuur na voordat hij de deur uit gaat. Facturen boven €2.500 ziet eerst de eigenaar.
- Hoe vaak en hoe lang
- Stel: 120 werkbonnen per maand, zo'n 10 minuten per werkbon (verzonnen aannames, zie hierboven).
- Laatst bijgewerkt
- 11 okt 2026, door Ilse (verzonnen voorbeeld).
Let op vak 5 en 7: Ilse tikt over wat al op de werkbon staat, en de prijzen staan in een apart Excel-bestand. Daar zit de tijd. Hoe een werkbon automatisch een conceptfactuur wordt.
Zo maak je je eigen procesboek
- Kies vijf processen die elke week terugkomen. Niet alles: begin met wat het vaakst gebeurt.
- Teken het eerste uit met wie het werk doet. Schrijf op hoe het nu gaat, niet hoe het zou moeten.
- Tel een maand hoe vaak het voorkomt en hoe lang het duurt. Schat niet, turf.
- Geef elk proces een eigenaar die de pagina bijwerkt als er iets verandert.
- Leg het op één plek waar iedereen bij kan: een gedeelde map, niet in iemands mail.
Een procesboek helpt ook bij het inwerken: een nieuwe collega leest per taak één pagina in plaats van mee te lopen.
Eerst één taak in kaart brengen voordat je een heel boek maakt? Processen in kaart brengen, op één A4. Uittekenen en verbeteren staat in procesoptimalisatie: eerst uittekenen in vijf vakken.
Van procesboek naar automatisering
Een ingevuld procesboek laat zien waar het werk zich herhaalt: overtikken, dezelfde mail, dezelfde controle. Dat zijn de stappen die software kan overnemen. Bij Bureau Dromenland begon het ook zo: eerst het rondje na elke aanmelding uittekenen, daarna pas bouwen. Nu kost een aanmelding 2 in plaats van 11 minuten, door het bureau zelf geklokt. Hoe de aanmelding bij Bureau Dromenland nu loopt.
Wil je dat iemand meekijkt? In het gratis gesprek teken ik één proces met je uit. Je gaat weg met het overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Bronnen
Het voorbeeld is verzonnen; de aantallen zijn aannames, geen meting. Het enige gemeten cijfer op deze pagina is dat van Bureau Dromenland (door het bureau zelf geklokt, 7 sep '26). Geschreven door Paul Moens, 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld. Over mij.