KPI-dashboard of weekmail

Je cijfers bij de koffie, niet na twee uur zoeken

Een KPI-dashboard moet je zelf openen; een weekmail komt vanzelf. Elke maandag om 7.00 uur staat er één mail met je vijf belangrijkste cijfers, uit je eigen pakketten. Geen dashboard om in te zoeken. Een eerste automatisering kost €500–1.500.

Plan het gesprek over je cijfers · 45 min Eerst zelf rekenen

Laatst bijgewerkt: 11 okt 2026 · door Paul Moens

Zo gaat het nu

Maandagochtend. Boekhouding open, urenregistratie open, offerteprogramma open, Excel ernaast.

Twee uur later weet je ongeveer hoe het ervoor staat. Als er iets misgaat, zie je het pas weken later.

Een dashboard is geprobeerd, maar daar kijkt niemand in.

Zo loopt het als software het doet

Stap 1: De cijfers worden opgehaald
Elke zondagnacht uit je boekhouding, urenregistratie en offerteprogramma.
Stap 2: Ze worden samengezet
Vijf cijfers die jij kiest, met de vorige week en dezelfde week vorig jaar ernaast.
Stap 3: Afwijkingen vallen op
Een project dat uit de uren loopt of een klant die lang openstaat, staat bovenaan.
Stap 4: Jij leest het
Jij klikt
Tien minuten bij de koffie. Iets raar? Dan zoek je verder in het pakket zelf.

Werkt met jouw pakket. De cijfers komen uit de pakketten die je al hebt. Bijvoorbeeld: Google Workspace, Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Twinfield, WooCommerce, Shopify en Teamleader.

Wat het oplevert

Nog geen klantcaseHiervoor heb ik nog geen klant met een gemeten cijfer. Daarom een rekenvoorbeeld.

Rekenvoorbeeld, geen klant: stel 4,3 weken per maand, 120 minuten per stuk, en een uur kost €85. Dan kost dit je nu ±52 uur en €4.386 per halfjaar. Oordeel: past waarschijnlijk. Reken met je eigen getallen.

KPI-dashboard of weekmail?

Een KPI-dashboard is een scherm met cijfers dat je zelf moet openen. Het bezwaar zit zelden in de cijfers; het zit in het openen. Wie het elke week moet onthouden, doet het een paar weken en dan niet meer. Een mail komt vanzelf.

Er zijn drie manieren om aan weekcijfers te komen:

Drie manieren om weekcijfers te krijgen
Manier	Wat het is	Waar het ophoudt
Het rapport in je boekhoudpakket	De cijfers van dat ene pakket.	Uren en offertes staan in andere pakketten en zitten er dus niet bij.
Een rapport in Looker Studio	Een rapport met gegevens uit meerdere bronnen. Het kan volgens schema als pdf worden gemaild.	Je richt het zelf in. Zonder Looker Studio Pro kan een rapport maar één schema hebben, en niet vaker dan eens per dag.
Een weekmail met vijf cijfers	Wat ik bouw: cijfers uit je eigen pakketten in één mail, op een vast moment.	Bewust klein. Wil je alles kunnen aanklikken, dan is een dashboard beter.

Bron: Looker Studio Help: periodiek een rapport mailen, gezien op 11 oktober 2026.

Welke vijf cijfers voor een MKB-bedrijf

Mijn advies: vijf cijfers, want meer wordt niet gelezen. Dit is een goede start; in de audit kies je wat bij jouw bedrijf past.

Vijf cijfers voor een weekmail
Cijfer	Komt uit	Waarom dit cijfer
Omzet deze week, met dezelfde week vorig jaar	Boekhouding	Vergelijken met vorige week misleidt bij seizoenswerk. Dezelfde week vorig jaar niet.
Openstaande facturen, en wat langer openstaat dan de betalingstermijn	Boekhouding	Dat geld is al verdiend en komt alleen binnen als iemand er achteraan gaat.
Uren per project tegenover de begrote uren	Urenregistratie	Een project dat uit de uren loopt, zie je zo eerder dan bij de nacalculatie.
Offertes uitgebracht en getekend, en welke stil ligt	Offerteprogramma	Dit is je werkvoorraad van de komende weken.
Eén cijfer dat bij jouw bedrijf past	Een van je pakketten	Bijvoorbeeld aantal serviceverzoeken, retouren of lege plekken in de planning.

Zo ziet de mail op maandag eruit

Voorbeeld met verzonnen cijfers. Geen klant.

Omzet week 41: €12.400. Dezelfde week vorig jaar: €11.100. Vorige week: €9.800.
Openstaand: €18.900, waarvan €4.200 langer dan de betalingstermijn (twee klanten). Dit staat bovenaan omdat het jouw actie vraagt.
Uren: project “Verbouwing Van Dijk” staat op 112% van de begrote uren.
Offertes: 5 verstuurd, 2 getekend, 1 al 12 dagen stil.
Eigen cijfer: 7 serviceverzoeken, 2 nog open.

Eén scherm, tien minuten bij de koffie. Zie je iets raars, dan zoek je verder in het pakket zelf.

Rekenvoorbeeld: elke maandag zoeken

Rekenvoorbeeld met aannames. Geen meting, geen klant.

Aannames: je zoekt nu elke maandag 2 uur door drie pakketten en een Excelsheet, en met de weekmail ben je in 10 minuten klaar. Een maand telt gemiddeld 4,3 maandagen, en je uurtarief is €85.

Dan gaat het van 8,6 naar 0,7 uur per maand: 7,9 uur minder, ongeveer €670 aan tijd per maand. De som bovenaan deze pagina rekent met dezelfde aannames: 52 uur en €4.386 per halfjaar. Kijk je nu al maar eens per maand, dan is de winst kleiner. Reken het met je eigen getallen na in de zesmaandentoets.

Wanneer een KPI-dashboard wél beter is

Kijken meerdere mensen dagelijks in de cijfers, bijvoorbeeld een verkoper die zijn pijplijn volgt of een planner die de bezetting bijhoudt, dan is een dashboard beter. Dan wil je kunnen doorklikken, en dan bouw ik geen weekmail.

Een weekmail past bij een ondernemer die één keer per week wil weten hoe het ervoor staat, en bij een bedrijf waar de cijfers in drie pakketten staan en niemand ze samenvoegt.

Wanneer het níét de moeite is

Je kijkt je cijfers al wekelijks na en dat kost weinig tijd.
Je cijfers staan in één pakket met een goed overzicht dat je ook echt gebruikt.
Je wilt een groot dashboard met alles. Dit is bewust klein.

Wat het kost

Gratis gesprek (45 minuten), daarna de audit voor €95 (gaat eraf als je doorgaat) en de eerste automatisering voor €500–1.500, excl. btw. Alle prijzen, de garantie en wat je per stap krijgt.

Je gegevens

Alles blijft in je eigen account, op jouw naam. Wat er met je gegevens gebeurt.

Vragen

Welke cijfers komen erin?

Die kies jij in de audit. Meestal: omzet, openstaande facturen, uren, offertes uit en offertes getekend.

Waarom geen dashboard?

Omdat een mail op maandag wordt gelezen en een dashboard vaak niet. Wil je later meer, dan kan dat.

Kan ik dit niet zelf in Looker Studio bouwen?

Vaak wel. Looker Studio kan een rapport volgens schema als pdf mailen. Zonder Looker Studio Pro kan een rapport één schema hebben, en niet vaker dan eens per dag. Het inrichten en aansluiten van je pakketten doe je zelf; dat is het werk dat ik overneem.

Hoeveel KPI’s heeft een MKB-bedrijf nodig?

Mijn advies is vijf: omzet, openstaande facturen, uren, offertes en één cijfer dat bij jouw bedrijf past. Meer cijfers worden minder gelezen, en je hoeft ze niet allemaal elke week te zien.

Wat kost het?

Een eerste automatisering kost €500–1.500, met de audit van €95 vooraf. Die audit gaat eraf als je doorgaat.

45 min · gratis

Plan het gesprek over je cijfers

45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.

Plan een gratis gesprek · 45 min

Liever eerst 15 minuten bellen

Of mail me op contact@pace8.nl.

Rapporteren is een van de processen die je automatiseert, met voorbeelden.

Pace8 is een eenmanszaak van Paul Moens in Berkel en Rodenrijs. Wie ik ben en hoe ik werk.