Orderverwerking uit mail en pdf
Je binnendienst controleert. Overtikken doet niemand meer.
Orderverwerking uit mail en pdf: bestellingen worden gelezen en als conceptorder in je ordersysteem gezet. Je binnendienst controleert en bevestigt. Een eerste automatisering kost €500–1.500.
Liever eerst zien wat het doet? Stuur me één ordermail of pdf-bestelling; de volgende werkdag krijg je de conceptorder die er automatisch uit zou komen. Mail het naar contact@pace8.nl
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Zo gaat het nu
Klanten bestellen zoals zij willen: in de mail, als pdf, soms als foto van een lijstje.
Je binnendienst tikt elke regel over. Artikelnummer opzoeken, aantal, afleveradres. Een tikfout merk je als de verkeerde doos aankomt.
Op drukke dagen loopt het achter, en dan gaat de levering een dag later.
Zo loopt het als software het doet
Stap 1: De bestelling komt binnen
In de mailbox die je nu ook gebruikt. Mail, pdf of foto.
Stap 2: De regels worden gelezen
Klant, artikelen, aantallen en adres worden herkend en aan je eigen artikelnummers gekoppeld.
Stap 3: De conceptorder staat klaar
In je eigen ordersysteem. Afwijkingen (eigen prijs, spoed, onbekend artikel) zijn gemarkeerd.
Stap 4: Jij controleert en bevestigt
Jij kliktKlopt het, dan één klik. Gemarkeerde regels kijk je na.
Werkt met jouw pakket. De order komt in het ordersysteem of boekhoudpakket dat je al hebt. Bijvoorbeeld: Google Workspace, Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams), Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden, SnelStart, Twinfield, WooCommerce, Shopify en Teamleader.
Wat het oplevert
Nog geen klantcaseHiervoor heb ik nog geen klant met een gemeten cijfer. Daarom een rekenvoorbeeld.
Rekenvoorbeeld, geen klant: stel 600 ordermails per maand, 6 minuten per stuk, en een uur kost €40. Dan kost dit je nu ±360 uur en €14.400 per halfjaar. Oordeel: past waarschijnlijk. Reken met je eigen getallen.
Orderverwerking uit mail: waar de tijd heen gaat
Orderverwerking bestaat uit drie handelingen: de bestelling ontvangen, de regels in je ordersysteem zetten en controleren of het klopt. Het tweede is overtikken en is meestal het grootste deel. Het derde blijft: een mens die ziet of “de grijze 40 mm” echt artikel 4410 is.
Het maakt niet uit of de bestelling per mail, als pdf of als foto van een lijstje komt. De opmaak verschilt per klant, dus een vaste importfunctie werkt zelden. Daarom leest de software de tekst en koppelt die aan jouw eigen artikelnummers, in plaats van op vaste plekken te zoeken.
Zo wordt één bestelmail een conceptorder
Uitgewerkt voorbeeld, verzonnen. Geen klant.
De mail: “Hoi, graag voor vrijdag 12 van de grijze 40 mm, 6 van de 60 mm en 2 dozen schroeven. Leveren bij het magazijn in Delft.”
| Wat er in de mail staat | Wordt herkend als | Status |
|---|---|---|
| 12 van de grijze 40 mm | Artikel 4410, aantal 12 | Herkend |
| 6 van de 60 mm | Aantal 6; de kleur staat er niet bij, dus welk artikel is onduidelijk | Naar jou ter controle: er wordt geen artikel gekoppeld |
| 2 dozen schroeven | Meerdere artikelen mogelijk | Gemarkeerd, regel leeg gelaten |
| voor vrijdag | Gewenste leverdatum | Herkend |
| Leveren bij het magazijn in Delft | Ander afleveradres dan op de klantkaart | Gemarkeerd |
De binnendienst ziet drie regels ter controle van vijf, belt of mailt de klant voor de rest en bevestigt. Wat niet duidelijk is, wordt niet geraden: een lege regel is beter dan een verkeerde doos.
Rekenvoorbeeld: ordermails per maand
Rekenvoorbeeld met aannames. Geen meting, geen klant.
Aannames: 600 bestellingen per maand per mail of pdf, nu 6 minuten per bestelling om alles over te nemen en een uurtarief van €40. Met een conceptorder die je alleen controleert stel ik 2 minuten.
Dan gaat het van 60 naar 20 uur per maand: 40 uur minder, ongeveer €1.600 aan tijd per maand. De som bovenaan deze pagina rekent met dezelfde aannames: 360 uur en €14.400 per halfjaar. Het blijft een aanname: een bestelling met veertig regels kost meer, een herhaalorder met drie regels minder. Reken met je eigen getallen in de zesmaandentoets.
Waar de order terechtkomt
De conceptorder komt in het systeem waar je orders al in staan. Wat dat betekent, hangt af van het pakket.
- Exact Online heeft in zijn officiële API een resource voor verkooporders (salesorder/SalesOrders) waarmee orders zijn op te vragen en aan te maken.
- WooCommerce kent in zijn REST API de bewerkingen “Create an order”, “Retrieve an order” en “List all orders”. Handig als klanten per mail bestellen en je ze toch in je webshop wilt hebben.
- Heeft je pakket geen orderfunctie, dan wordt het concept een conceptofferte of -factuur, of een lijst in je eigen systeem. Wat bij jou kan, zoek ik vóór de bouw uit.
Meer over wat deze pakketten zelf kunnen staat op Exact Online en WooCommerce.
Bron: Exact Online REST API, resourcelijst; WooCommerce REST API-documentatie, gezien op 11 oktober 2026.
Eerst standaardiseren: een bestelformulier of portaal
Bestellen je vaste klanten steeds dezelfde twintig artikelen, dan is een bestelformulier of klantportaal soms slimmer dan mails lezen. Dan komt de order al gestructureerd binnen en valt het overtikken vanzelf weg.
Dat werkt alleen als je klanten kunt sturen. Grotere klanten met een eigen inkoopsysteem sturen hun pdf, en dan is lezen het alternatief. Heb je beide soorten klanten, begin dan met de klanten die de meeste orders sturen.
Wanneer het níét de moeite is
- De meeste klanten bestellen al via je webshop of portaal. Dan is er weinig over te tikken.
- Elke bestelling heeft eigen afspraken. Dan blijft het nakijkwerk groot.
- Je ordersysteem heeft geen koppeling. Dat zoek ik vóór de bouw uit; kan het niet, dan zeg ik dat.
Wat het kost
Gratis gesprek (45 minuten), daarna de audit voor €95 (gaat eraf als je doorgaat) en de eerste automatisering voor €500–1.500, excl. btw. Alle prijzen, de garantie en wat je per stap krijgt.
Je gegevens
Alles blijft in je eigen account, op jouw naam. Wat er met je gegevens gebeurt.
Vragen
Wat als de software een artikel niet herkent?
Dan blijft die regel leeg en wordt hij gemarkeerd. Er wordt niets gegokt.
Werkt het met mijn ordersysteem?
Als het systeem een koppeling heeft, meestal wel. Dat zoek ik vóór de bouw uit, voordat je iets betaalt.
Wat is orderverwerking?
Orderverwerking is alles wat er gebeurt tussen een bestelling en een order in je systeem: ontvangen, de regels invoeren en controleren. Bij bestellingen per mail is het invoeren het meeste werk. Dat neemt software over; het controleren blijft bij je binnendienst.
Kan een bestelling in een pdf automatisch worden ingelezen?
Ja, ook als de pdf per klant anders is opgemaakt. De software leest de tekst en koppelt de regels aan jouw artikelnummers. Wat onduidelijk is, blijft leeg en wordt gemarkeerd; er wordt niet geraden.
Wat kost het?
Een eerste automatisering kost €500–1.500, met de audit van €95 vooraf. Die audit gaat eraf als je doorgaat.
45 min · gratisPlan het gesprek over je orders
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Software die mails leest en een actie voorbereidt, heet ook wel een AI-agent voor zakelijke taken.
Pace8 is een eenmanszaak van Paul Moens in Berkel en Rodenrijs. Wie ik ben en hoe ik werk.