Een AI-beleid op één A4 (met sjabloon)

Wat er in een AI-beleid staat

Het zijn 8 onderdelen, elk een paar regels. Zo vindt iedereen alles op dezelfde plek.

1. Waarom en voor wie Eén zin waarom dit beleid er is, en voor wie het geldt: vaste mensen, maar ook inhuur, zzp'ers en stagiairs.
2. Welke AI-diensten mogen Een lijst: welke dienst, voor welk werk, met welk account. Alleen zakelijke accounts, geen privé-accounts voor werk.
3. Welke gegevens erin mogen Drie niveaus: vrij, alleen in een zakelijke dienst, en nooit. Ze staan hier al ingevuld; pas ze aan jouw bedrijf aan.
4. Een mens kijkt na Wat AI schrijft of uitrekent, leest iemand na voordat het naar een klant gaat. Wat zeg je als een klant vraagt of je AI gebruikt?
5. Wie beslist Eén eigenaar en een vervanger. Wie keurt een nieuwe dienst goed? Bij wie ga je met een vraag of twijfel?
6. Leren (AI-geletterdheid) Wie krijgt welke uitleg, wanneer, en waar leg je vast dat dat gebeurd is?
7. Als er iets misgaat Wat meld je, bij wie en hoe snel? Meld liever één keer te veel dan te weinig.
8. Vastgesteld en herzien Datum, wie het vaststelde en wanneer je het opnieuw bekijkt.

Zo maak je je eigen AI-beleid in een uur

1. Vraag wie al AI gebruikt, en waarvoor. Vraag het zonder oordeel. Anders hoor je alleen wat mag, niet wat gebeurt.
2. Kies de diensten die je toestaat. Zakelijke accounts van het bedrijf, met een verwerkersovereenkomst. Bij sommige diensten vraag je die zelf aan. Welke dienst wat heeft, zie je per dienst op de pagina over ChatGPT en de AVG.
3. Vul de drie niveaus in voor jouw bedrijf. Welke gegevens horen bij jou in niveau 2? Wat is bij jou “nooit”?
4. Kies een eigenaar en een vervanger. Eén persoon beslist over nieuwe diensten en ontvangt meldingen. Een tweede neemt het over als die er niet is.
5. Leg het uit in een uur. Laat iedereen het lezen en bespreek twee of drie voorbeelden. Schrijf op wie erbij was en wanneer. Je kunt niet zien wat iemand op een eigen telefoon doet; daarom werken afspraken en uitleg beter dan alleen een verbod.
6. Zet een datum om het opnieuw te bekijken. Minstens één keer per jaar, en zodra je een nieuwe dienst neemt.

AI-beleid sjabloon downloaden

Download het sjabloon (Word, zonder mailadres)

Het is een gewoon .docx-bestand dat je in je eigen tekstverwerker kunt aanpassen. Je mag het delen.

Wat de wet erover zegt

Een AI-beleid is niet verplicht. Dat schrijft de KVK (bijgewerkt 26 maart 2026). Er zijn wel regels die het beleid kan helpen vastleggen.

• AI-geletterdheid. Gebruik je AI in je bedrijf, dan geldt artikel 4 van de AI-verordening. Dat artikel geldt sinds 2 februari 2025 (Europese Commissie). Het vraagt dat je maatregelen neemt om de AI-geletterdheid van je mensen te ondersteunen. Het onderdeel “Leren” in het beleid is mijn praktische invulling daarvan, geen wettekst. Of het voor jouw bedrijf genoeg is, is aan jou en je jurist. Meer daarover staat op AI invoeren in je bedrijf.
• Persoonsgegevens. Gaan er gegevens van mensen in een AI-dienst, dan geldt de AVG. Laat je een AI-dienst persoonsgegevens verwerken, dan leg je dat vast in een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28). Wat dat per dienst betekent, staat op ChatGPT en de AVG.
• Datalekken. Staat er per ongeluk iets in een AI-dienst dat er niet in hoort, dan kan dat een datalek zijn. Een datalek meld je bij de Autoriteit Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en, als het kan, uiterlijk 72 uur nadat je ervan weet, tenzij het niet waarschijnlijk is dat er een risico is voor de mensen om wie het gaat (AVG art. 33 lid 1). Daarom staat “meld het dezelfde dag” in het voorbeeld.

Dit is geen juridisch advies.

Wanneer je hier iemand bij nodig hebt

Het beleid schrijf je zelf. Hulp loont als je wilt dat software een vaste taak overneemt, in plaats van dat je mensen zelf een AI-dienst openen. Dan moet de regel “klantgegevens alleen in een zakelijke dienst” ook gelden voor die software. Bouw ik iets voor je, dan gaan klantgegevens niet naar ChatGPT of een andere AI-dienst, tenzij we dat apart afspreken. Wat AI-automatisering bij mij is, of bekijk wat er al draait. Wat elke stap kost, staat op de prijzenpagina.

Eerst je werk op papier zetten? Zie het procesboek-voorbeeld met sjabloon. In het gratis gesprek van 45 minuten teken ik één taak met je uit en kijken we welke gegevens daarbij horen. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.