Processen in kaart brengen, op één A4
Een proces in kaart brengen is opschrijven hoe een terugkerende taak nu echt loopt. In een klein bedrijf is één A4 met vijf vakjes genoeg: wat komt binnen, wat doe je ermee, in welk systeem, hoe vaak en wat gaat er mis. Dezelfde kaart is ook het begin als je de taak later wilt laten automatiseren.
Een bedrijfsproces is een reeks handelingen die steeds terugkomt en iets oplevert, zoals een verstuurde factuur of een geplande afspraak. Een procesmodel is de tekening of beschrijving daarvan.
Download het sjabloon (Word, gratis, zonder mailadres)Eerst een ingevuld voorbeeld
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
De A4 met vijf vakjes, ingevuld: een offerte maken
Verzonnen voorbeeld Installatiebedrijf Verbeek bestaat niet. Het is een verzonnen installatiebedrijf, hetzelfde als in het procesboek-voorbeeld. De aantallen zijn aannames, geen meting.
Installatiebedrijf Verbeek (verzonnen) · taak: een offerte maken na een bezoek bij de klant
- 1. Wat komt binnen?
- Een klant mailt of belt: of Mark langs kan komen voor een nieuwe cv-ketel. Mark gaat langs, maakt foto’s en spreekt een memo in op zijn telefoon.
- 2. Wat doe je ermee?
- 1. Mark komt terug op kantoor en luistert zijn memo af.2. Hij zoekt de materiaalprijzen op in de prijslijst.3. Hij maakt de offerte in Word en rekent het totaal na.4. Hij mailt de offerte als pdf naar de klant.5. Na een week kijkt hij in zijn mail of de klant reageerde. Zo niet, dan belt hij.
- 3. In welk systeem?
- Foto’s en memo: de telefoon van Mark. Prijzen: een Excel-bestand. Offerte: een Word-sjabloon in een map op de server. Klantgegevens: staan in het boekhoudpakket, Mark tikt ze over in Word.
- 4. Hoe vaak en hoe lang?
- 13 offertes per maand, zo’n 45 minuten per offerte (verzonnen aannames, zie hierboven).
- 5. Wat gaat er mis?
- Een prijs staat niet in de lijst: Mark belt de inkoper. De klant wil een aanpassing: de offerte begint opnieuw en er staat nog een oude versie in de map. Een offerte blijft stil: niemand houdt bij wie nog moet reageren.
Let op vak 3 en 5: Mark tikt klantgegevens over in Word en de prijzen staan in een apart bestand. Daar zit de tijd, en daar gaat het mis. Dat zie je pas als het op papier staat.
Download de lege kaart (Word, gratis, zonder mailadres)Opent ook in Google Docs en Pages.
Zo breng je een proces in kaart: zes stappen
- Kies één taakEen taak die elke week terugkomt en die je irriteert of tijd kost. Niet het hele bedrijf tegelijk.
- Zet degene erbij die de taak doetNiet de baas die denkt hoe het gaat, maar de collega die het elke dag doet. Die weet waar het wacht.
- Schrijf op hoe het nu gaatNiet hoe het zou moeten. Neem de omwegen en de kleine handelingen mee: even bellen, even overtikken, even zoeken.
- Tel een maandZet een streepje bij elke keer dat de taak voorkomt en zet een paar keer de klok erbij. Schat niet, turf.
- Laat iemand anders hem lezenKan iemand die de taak niet doet, de kaart volgen? Zo niet, dan mist er een stap.
- Zet een kruisje bij wat opvaltWaar tik je iets over? Waar wacht je? Wat gaat vaak mis? Daar zoek ik als eerste naar tijd die je kunt terugwinnen.
Past de kaart niet op één A4, dan zijn het misschien twee taken. Maak er dan twee kaarten van.
Wat zijn bedrijfsprocessen? Voorbeelden uit een klein bedrijf
In een bedrijf met een paar medewerkers is een bedrijfsproces geen groot schema, maar een taak die je steeds opnieuw doet. Dit zijn zeven taken die je met de A4 in kaart kunt brengen. Bij elk heb ik een eigen uitleg:
- Een aanmelding verwerken
- Een werkbon omzetten in een factuur
- Een inkoopfactuur boeken
- Een offerte maken
- Een betalingsherinnering sturen
- Een bestelling uit de mail halen
- Een webshopbestelling in de boekhouding zetten
Welke taken je allemaal kunt automatiseren, staat op bedrijfsprocessen automatiseren, met voorbeelden.
Welke methode past bij een klein bedrijf? Vijf procesmodellen vergeleken
Er zijn vijf gangbare manieren om een proces vast te leggen. Mijn achtergrond: 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld. Mijn advies voor een klein bedrijf: begin met de A4 en pak pas een zwaardere methode als de A4 iets niet laat zien.
Laat zienWat er binnenkomt, de handelingen, de systemen, het aantal en wat misgaat, op één vel.
Past bijEén taak die vooral door één of twee mensen wordt gedaan. Je wilt de taak begrijpen, verbeteren of automatiseren.
Te veel alsVeel overdrachten, of controles door een tweede persoon. Dan zie je op één vel niet wie wat doet en wie wat nakijkt: teken dan een swimlane.
Laat zienDe stappen met pijlen ertussen, en de keuzes (ja of nee).
Past bijEen taak met veel “als dit, dan dat”.
Te veel alsEen taak die één rechte lijn is. Dan zijn de pijlen vooral tekenwerk.
Laat zienEen flowchart met een baan per rol of afdeling, zodat je ziet wie wat doet en waar het werk wordt overgedragen.
Past bijMeerdere mensen of partijen aan één taak, met controles of overdrachten die je wilt zien. Bijvoorbeeld een loonrun waar een tweede persoon meekijkt.
Te veel alsEén persoon die de taak van begin tot eind doet.
Laat zienOp hoofdlijnen: wie levert wat aan, de stappen, wat eruit komt en wie het krijgt.
Past bijEen eerste blik op een heel proces, voordat je in detail gaat.
Te veel alsAls je wilt weten waar de tijd zit. Daarvoor is het te grof.
Laat zienEen vaste notatie met afgesproken symbolen. De standaard wordt beheerd door de Object Management Group.
Past bijAls je het proces moet delen met een softwarepartij of een grote organisatie die deze notatie vraagt.
Te veel alsEén taak in een klein bedrijf. Je leert dan eerst een notatie voordat je iets ziet.
Wat SIPOC en een swimlane zijn, is uitgelegd door Lean.nl. De BPMN-standaard staat bij de Object Management Group. Het oordeel in het rijtje is mijn eigen. Zie de bronnen onderaan.
Procesanalyse: zo vind je waar de tijd blijft hangen
Procesanalyse klinkt groot, maar het is kijken waar de tijd blijft hangen. Als de kaart er ligt, doe je dat met drie vragen. Je hebt er geen programma voor nodig. Kijk naar het voorbeeld hierboven:
- Waar tik je iets over? Mark tikt de klantgegevens uit het boekhoudpakket over in Word (vak 3).
- Waar wacht het? De offerte begint pas als Mark terug is op kantoor, en een stille offerte valt niemand op (vak 2 en 5).
- Waar gaat het mis? Een prijs die niet in de lijst staat, en een oude versie in de map (vak 5).
Wil je het meten, houd dan vier dingen bij: hoe vaak de taak voorkomt, hoe lang het werk zelf duurt, hoe lang het ergens blijft liggen voordat iemand verder gaat, en hoe vaak er iets opnieuw moet.
Rekenvoorbeeld Met de aannames van het verzonnen voorbeeld
13 offertes × 45 minuten = 585 minuten, bijna 10 uur per maand. Tegen €65 per uur (een aanname) kost deze taak €3.803 per halfjaar. Met je eigen getallen reken je het uit in de zesmaandentoets, zonder mailadres.
Daarna heb je drie keuzes. Je schrapt een stap die niets toevoegt, je organiseert het anders (de gegevens op één plek, vaste momenten), of je laat software de rest doen. Doe ze in die volgorde. Procesoptimalisatie: eerst uittekenen, dan automatiseren legt de eerste twee uit.
Van kaart naar automatisering
De vijf vakjes zijn dezelfde vijf dingen die ik wil weten voordat ik iets bouw. Wat komt binnen en in welk systeem bepaalt waar ik mee verbind. De handelingen laten zien wat software kan overnemen. Het aantal en de minuten maken de som. En wat misgaat, bepaalt waar een mens moet blijven kijken. Ingevuld? Neem de kaart mee naar het gratis gesprek.
Bij Bureau Dromenland betekende elke aanmelding hetzelfde rondje: welkomstmail, intakeformulier, overtikken, factuur. Dat rondje loopt nu vanuit één scherm; het bureau kijkt na en klikt. Het bureau klokte zelf van 11 naar 2 minuten. Hoe de aanmelding bij Bureau Dromenland nu loopt.
Soms laat de kaart zien dat automatiseren niet loont, bijvoorbeeld omdat de taak maar een paar keer per maand voorkomt. Dan zeg ik dat. Vooraf rekenen we uit wat het kost en oplevert; verdient het zich niet binnen zes maanden terug, dan raad ik het af — tenzij er een reden is die zwaarder weegt, en die zeggen we er dan bij. Een eerste blik krijg je met de zesmaandentoets.
Wanneer je hier iemand voor nodig hebt
De kaart maak je zelf. Hulp loont als de taak door meerdere programma’s loopt, als niemand het overzicht heeft, of als je wilt weten of automatiseren zich terugverdient. In het gratis gesprek (45 minuten) teken ik de taak met je uit en ga je weg met het overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet. De audit kost €95; ga je daarna door, dan gaat dat bedrag af van de eerste automatisering. Die kost €500–1.500 (streven: binnen twee weken live). Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven. Alles op jouw accounts en jouw naam; stopt een van ons, dan blijft het draaien.
Welke bedrijfsprocessen je kunt automatiseren
Bronnen
- Object Management Group: Business Process Model and Notation (BPMN), versie 2.0.2 (januari 2014; gezien op 11 oktober 2026).
- Lean.nl: Wat moet er in een procesbeschrijving staan? (geen datum zichtbaar; gezien op 11 oktober 2026).
- Het voorbeeld hierboven is verzonnen; de aantallen zijn aannames. Het enige gemeten cijfer op deze pagina is dat van Bureau Dromenland (door het bureau zelf geklokt).
Geschreven door Paul Moens: 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld. Over mij.
