Minder najagen en overtikken op je administratiekantoor
Pace8 bouwt voor administratiekantoren met 2 tot 50 medewerkers software die stukken van klanten zonder overtikken in het boekhoudpakket zet en het najagen minder handwerk maakt. Jij keurt goed. De gegevens blijven in je eigen account, op jouw naam. Eerste automatisering: €500–1.500.
Nog geen klant in deze brancheIk heb hier nog geen klant. Wat ik wel meet en draai, staat per taak met het label erbij. Een rekenvoorbeeld is een som met aannames, geen resultaat.
Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven.
Laatst bijgewerkt: · door Paul Moens
Wat er met de gegevens van je klanten gebeurt
Je gegevens blijven in je eigen account, op jouw naam. Klantgegevens gaan niet naar ChatGPT of een andere AI-dienst, tenzij apart afgesproken — en dan alleen via een zakelijke AI-dienst met opslag en verwerking in de EU, die niet van de data leert. Pace8 werkt in de omgeving van de klant en is daarmee verwerker: bij een betaalde opdracht sluiten we vóór de start een verwerkersovereenkomst, ook zonder AI.
Welke afspraken je kantoor zelf met je klanten heeft over verwerking, bespreek je vooraf met je eigen adviseur; juridisch advies geef ik niet. Alles over mijn omgang met gegevens staat in mijn privacyverklaring.
De drie taken die in een administratiekantoor terugkomen
Per taak: hoe het nu gaat, hoe het kan gaan, en hoe zeker het cijfer is.
Facturen en bonnen van klanten in het pakket
NuStukken komen per mail binnen. Iemand opent ze, leest ze en boekt ze op de goede rekening met de goede btw.
StraksFacturen uit de mail zijn gelezen en als voorstel geboekt, met de betaling afgeletterd. Jij keurt; een nieuwe leverancier legt het eerst aan je voor.
Gemeten door de klanttesslivakinderkleding.nl
een half uur per week minder
Dit cijfer komt van een webwinkel, niet van een administratiekantoor. Hoe het bij een kantoor uitpakt, weet ik niet.
Betalingen najagen
NuJe houdt zelf bij wie nog niet betaald heeft en je schrijft de mails zelf.
StraksPer klant staat op het juiste moment een bericht klaar. Jij keurt goed, ook voor het langs een incassostap gaat.
RekenvoorbeeldPast waarschijnlijk
Stel: 45 openstaande facturen per maand, 20 minuten per keer, €75 per uur. Dat kost je nu ongeveer €6.750 per halfjaar (180 uur per jaar). Dit is een aanname van mij, geen meting en geen klant.
Het rekenvoorbeeld gaat over betalingsherinneringen van een kantoor aan zijn eigen klanten; de aantallen en het uurtarief zijn mijn aannames. Ontbrekende stukken van klanten opvragen kan ik op dezelfde manier bouwen, maar daar heb ik geen eigen pagina en geen rekenvoorbeeld voor.
Gegevens overtikken tussen pdf, mail, Excel en pakket
NuEen klant mailt een pdf of een Excel-lijst. Jij tikt de gegevens over in het pakket, kolom voor kolom.
StraksSoftware leest de velden uit. Jij kijkt vooral naar wat afwijkt, zoals een onleesbaar getal of een bedrag dat niet optelt.
Geen eigen cijfer
Hier heb ik geen meting en geen rekenvoorbeeld voor. Rekenen met je eigen getallen kan in de rekenhulp hieronder.
Administratie automatiseren: meer taken en wat het kost. Werk je in e-Boekhouden? Of in Exact Online? Of in Moneybird? Mag ChatGPT met klantgegevens?
Software voor je administratiekantoor: wat blijft en wat ik erbij bouw
Je hoeft niets te vervangen. Dit is wat in jouw branche anders is dan bij een installatiebedrijf of een webwinkel.
Jij keurt, ik bouw voor
Bij alles wat definitief wordt, zoals een boeking, kijkt jij eerst. De software maakt een voorstel. Je ziet in één overzicht wat er geboekt is en waar twijfel was.
Jullie pakket blijft
Ik bouw in het pakket dat jullie al gebruiken, bijvoorbeeld e-Boekhouden, Exact Online, Moneybird, SnelStart en Twinfield. Mijn eigen boekhoud-straat draait op e-Boekhouden. Of jullie pakket en abonnement een koppeling toestaan, zoek ik vóór de bouw uit. Kan het niet, dan zeg ik dat voordat je iets betaalt.
Alles op jullie naam
Alles op jouw accounts en jouw naam; stopt een van ons, dan blijft het draaien.
Wat ik van je vraag
Eén afgebakende taak om mee te beginnen, en iemand bij jullie die de voorstellen keurt. Meer niet.
Volgens het CBS stonden er op 1 juli 2026 in Nederland 6.460 bedrijven in de branche accountancy, administratie e.d. (SBI 692) met 2 tot 50 werkzame personen; de eigenaar telt mee (voorlopige cijfers, tabel 86280NED, gezien op 11 oktober 2026). De tabel bij het CBS. Dit zegt hoe groot de branche is, niet of die bedrijven willen automatiseren.
Nog geen klant in deze branche, wel dit
Ik zeg het liever vooraf: bij geen enkel administratiekantoor draait iets van mij. Dit is wat er wel is, elders gemeten of van mezelf.
Gemeten door de klantBureau Dromenland, een slaapbureau voor ouders
11 → 2 min per aanmelding
Bij ±25 aanmeldingen per maand, door het bureau zelf geklokt. Een slaapbureau, geen administratiekantoor: het laat zien hoe ik werk, het bewijst niets voor jouw branche. Het hele verhaal
Gemeten door de klanttesslivakinderkleding.nl
een half uur per week minder
Mijn boekhoud-straat (de vaste reeks stappen die elke maand de inkoopfacturen boekt) verwerkt de inkoopfacturen van een webwinkel en van Pace8 zelf, en de klant mat het zelf. Ook dat is geen administratiekantoor. Hoe de straat werkt
Ik zoek drie MKB-bedrijven die meebouwen.
Ik zoek drie MKB-bedrijven die meebouwen. Vooraf leggen we vast wat de taak nu kost en waar die na 60 dagen moet staan. In ruil mag het resultaat als case op deze site — jij keurt de tekst vooraf, met bedrijfsnaam, alleen sector en omvang, of anoniem.
Wanneer je dit niet nodig hebt
- Jullie verwerken een handvol stukken per maand. Dan kost het handwerk minder dan een automatisering; reken het na in de zesmaandentoets.
- Jullie boekhoudpakket leest facturen al goed genoeg in. Dan bouw ik er niets omheen.
- Jullie willen dat software boekt zonder dat iemand ooit kijkt. Zo begin ik niet: eerst keurt een mens.
- Je werkt alleen, zonder personeel. Mijn aanpak is voor bedrijven van 2 tot 50 medewerkers; voor een zzp’er staat de prijs van een eerste automatisering zelden in verhouding tot het handwerk.
Reken het uit in de zesmaandentoets: wat de taak je per halfjaar kost, zonder mailadres.
Reken met je eigen getallen
De som is eenvoudig: hoe vaak per maand × minuten per keer × 12 maanden geeft de minuten per jaar; gedeeld door 60 zijn dat uren. Die uren keer wat een uur je kost, is wat de taak je per jaar kost. De helft daarvan is wat het je in een halfjaar kost.
Rekenvoorbeeld — stel dat de taak 20 keer per maand voorkomt en 15 minuten per keer kost. Stel ook dat een uur je €50 kost. De som: 20 × 15 × 12 / 60 = 60 uur per jaar. Dat is €3.000 per jaar, en €1.500 per halfjaar. Een eerste automatisering kost €500–1.500; deze taak kost je €1.500 per halfjaar. Of het zich binnen zes maanden terugverdient, hangt af van wat er echt af kan — dat rekenen we in de audit uit.
Het halfjaarbedrag is een bovengrens. Stel dat software de hele taak overneemt. Kost een automatisering meer dan dat bedrag, dan verdient hij zich niet binnen zes maanden terug. Dan raad ik het af, tenzij er een reden is die zwaarder weegt (zie de zesmaandenregel hieronder). Hoeveel er echt af kan, rekenen we in de audit uit. Beheer (€95 per maand) is optioneel en komt daar los van.
Reken met je eigen getallen
Vul de drie velden in; de uitkomst verschijnt hier.
Je getallen blijven in je browser: niets wordt opgeslagen of verstuurd.
Wat het kost en hoe we beginnen
We beginnen met een gratis gesprek van 45 minuten. Wil je het precies doorrekenen, dan volgt de audit voor €95. Wat de taak nu kost, wat eraf kan, of het zich terugverdient. Het overzicht is van jou. Ga je door, dan gaat het bedrag af van de eerste automatisering. Een eerste automatisering kost €500–1.500, een vaste prijs vooraf. Streven: binnen twee weken live; lukt dat niet, dan werk ik door zonder extra rekening. Doorbouwen kan vanaf €395 per maand; maandelijks opzegbaar. Beheer, als je het alleen wilt laten draaien, kost €95 per maand.
Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven.
Vooraf rekenen we uit wat het kost en oplevert; verdient het zich niet binnen zes maanden terug, dan raad ik het af — tenzij er een reden is die zwaarder weegt, en die zeggen we er dan bij.
Alles op jouw accounts en jouw naam; stopt een van ons, dan blijft het draaien. Ik werk voor bedrijven van 2 tot 50 medewerkers. Alle prijzen en wat je per stap krijgt
Vragen van administratiekantoren
Hoe verwerkt een administratiekantoor bonnen en facturen van klanten automatisch?
Met software die facturen uit de mail leest, als voorstel boekt en de betaling afletteert, waarna het kantoor keurt. Zo werkt mijn boekhoud-straat op e-Boekhouden. Bij een webwinkel scheelde dat zo’n half uur per week, door de klant gemeten. Bij een administratiekantoor heb ik het nog niet gebouwd.
AI voor een administratiekantoor: mag dat met klantdata?
Niet zomaar. Klantgegevens gaan niet naar ChatGPT of een andere AI-dienst, tenzij apart afgesproken, en dan alleen via een zakelijke AI-dienst met opslag en verwerking in de EU die niet van de data leert. Ik werk in de omgeving van de klant, ben daarmee verwerker en sluit bij een betaalde opdracht vóór de start een verwerkersovereenkomst. Juridisch advies geef ik niet.
Boekt de software zelf of keurt het kantoor?
Het kantoor keurt. De software maakt een voorstel en bij alles wat definitief wordt kijkt een mens eerst. Een nieuwe leverancier leg ik altijd aan je voor. Pas als dezelfde boeking een paar keer is goedgekeurd, kan die vanzelf gaan, als jullie dat willen. Alles wordt gelogd.
Heb je al administratiekantoren als klant?
Nee. In deze branche heb ik nog geen klant en dat zeg ik liever vooraf. Wat ik heb: een boekhoud-straat die voor een webwinkel en voor mezelf draait, en een aanmelding bij Bureau Dromenland die van 11 naar 2 minuten ging, door het bureau zelf geklokt. Verder heb ik 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld.
Werkt dit met e-Boekhouden, Exact Online of Moneybird?
Ik bouw in de systemen die je al hebt, en die horen daarbij. Mijn boekhoud-straat draait op e-Boekhouden. Op Exact Online en Moneybird draait bij mij nog niets bij een klant. Of jullie pakket en abonnement de koppeling toestaan, zoek ik vóór de bouw uit.
En als jij wegvalt, blijft het dan draaien?
Ja. Alles op jouw accounts en jouw naam; stopt een van ons, dan blijft het draaien. Wat ik bouw, staat dus niet bij mij maar bij jou. Ik werk als eenmanszaak; de uitleg staat op de pagina met prijzen.
Wat kost het en wanneer betaal ik?
Een eerste automatisering kost €500–1.500, met het gratis gesprek en de audit van €95 vooraf; dat bedrag gaat eraf als je doorgaat. Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven. Verdient het zich volgens onze som niet binnen zes maanden terug, dan raad ik het af.
Past dit ook als ik alleen werk, als zzp’er?
Meestal niet. Mijn aanpak is voor bedrijven van 2 tot 50 medewerkers. Werk je alleen, dan staat de prijs van een eerste automatisering (€500–1.500) zelden in verhouding tot het handwerk. Reken het na in de zesmaandentoets; komt daar “raad ik af” uit, dan geloof ik dat zelf ook.
Werk je in een andere branche? Kijk bij installatiebedrijven of op alle branches. Past jouw bedrijf er niet bij, dan hoor je dat in het gesprek.
45 min · gratisNoem je pakket en je taak
45 minuten, met mij, niet met een verkoper. Je gaat weg met een overzicht op papier, ook als je daarna niets met me doet.
Plan een gratis gesprek · 45 min
Liever eerst 15 minuten bellen
Of mail me op contact@pace8.nl.
Pace8 in het kort
- Wie
- Pace8, eenmanszaak van Paul Moens (KVK 99189232). 25 jaar procesmanagement in de financiële wereld. Ontwerpt én bouwt zelf.
- Wat
- Automatisering voor het MKB, met AI waar het iets toevoegt. Eén terugkerende taak tegelijk.
- Voor wie
- Dit werkt het best bij bedrijven van 2 tot 50 medewerkers met één duidelijk afgebakend proces.
- Waar
- Berkel en Rodenrijs, regio Rotterdam. Op locatie in de Randstad, verder online.
- Wat het kost
- Gesprek gratis (45 min) · audit €95 · eerste automatisering €500–1.500 · doorbouwen vanaf €395 per maand · beheer €95 per maand. Alle bedragen excl. btw.
- Hoe snel
- Streven: binnen twee weken live; lukt dat niet, dan werk ik door zonder extra rekening.
- Wanneer je betaalt
- Je betaalt de eerste automatisering pas als hij doet wat we vooraf opschreven.
- Bewijs
- Bij Bureau Dromenland ging de aanmelding van 11 naar 2 minuten, door het bureau zelf geklokt. Meer op /oplossingen.